一人総務がDXで救われた話・経理編

今回の記事の内容は、
・「DX」ってよく聞くけど、うちの会社にはまだ早い？
・「DX」って導入すると何が変わるの？
とお考えの会社の総務さん、社長さんに向けて、
「現役総務部員からDX化のメリットについて
ビフォーアフターを交えてそのリアルをお伝えする」内容です。

私は１４年にわたり総務職に携わってきました。
総務職と言っても色々ありますが、私がかかわっているのは主に「経理処理」「勤怠管理・給与」の２ジャンルです。
今回の記事は「DX化してよかったこと・経理編」として以下の内容について掘り下げます。

端的に言うと、メリットとしては以下の二つです。

やったこと

スタンドアロン型の会計ソフトをクラウド会計に変えた

現場で何が起こっていたか

私が総務に転職して、一番初めに任された業務は
「支店ごとの現金出納・支店管理の通帳内容を会計ソフトに入力すること」。

当時は今ほどDX化が進んでおらず、毎月月初に遠隔地の店舗から送られてくるエクセル形式の出納帳を、手打ちで1取引ずつ会計ソフトに打ち込んでいました。
多い店舗で１００行ほど、店舗数は１０店舗ほどで、転記量としてはそこまで多くはありません。

ですが、他の雑務が矢継ぎ早に来る状況を考えるとそこまで時間をとれませんでした。

出来る対応は「とにかく早く、間違いなく」打つこと。それ以外にありませんでした。

困ったこと①ミスタイプしまくる

ところで私には「書痙」の気があります。また「ヘパーデン結節」の気もあります。
簡単に言うと、長い時間タイピングしていると、だんだん指がいうことを聞かなくなるのです。

私の場合は、連続１時間ほどが限界です。
休憩をとってからまた打ち込みますが、痛む指が気になって正確なタイピングができず、とても時間がかかっていました。

困ったこと②転記量が膨大になる

入社当時は１０社程度だった店舗ですが、数年たち、数が倍に増えました。
経理処理に必要な記帳内容も増えて、出納帳の中身も倍になりました。
この頃になると私一人の作業だけでは足りず、やむを得ず「記帳要員」をもう一人増やして運用することになりました。

困ったこと③税理士さんへの資料提供が面倒

スタンドアロン型の会計ソフトを使用している場合、決算時の資料提出は基本的に紙かPDF形式になります。
また、各店舗の領収書や売上明細も「紙ベース」であり、それをとりまとめて税理士に提出→精査の流れはこちらにとっても税理士さんにとっても地味に大変です。

導入後のメリット

①作業が爆速になった

出納帳・店舗通帳の内容転記にかかっていた時間が、一店舗につき２０分→３～５分になりました。
今までは通帳の内容も、店舗が印刷してくれた明細画面を見ながら一件一件手打ちしていましたが、
銀行口座と会計ソフトをAPI連携し、ワンクリックで明細を反映してくれるので
会計ソフトに取り込んである辞書を反映させて終了！

出納帳もエクセルの内容をcsvに変換するツールを作成、そのまま「明細」として取り込み。

ここまで、２～３分しかかかっていません。

「手打ち」作業が出てくるのは、辞書に反映されていない僅かな内容を登録するときだけ。
人間の手を介すと転記量の多さに時間も比例しますが、APIやCSVの取り込みはそれが全くありません。
当然手打ちの手間が激減するので、指を動かす時間も少なく、ミスタイプも激減しました。

私の会社で使用しているクラウド会計ソフトは、月額３０００～４０００円程度のもの。
この値段では「記帳要員」は雇えません。結果的に、記帳要員の出番がなくなり人件費の削減になりました。

②外部とのやりとりが超スムーズになった

クラウド会計ソフトは、文字通り「クラウド」つまりネット上にデータがあるので、外部税理士を招待し、直接データを見てもらうことが可能です。
そしてクラウド会計ソフトは領収書や請求書のデータをアップするデータサーバを持っていることも多いので、今まで紙で管理していたレシートデータを取引に紐づけてアップロードすることが可能です。
これにより、「〇〇月〇〇日の取引について、詳細を教えてください」という質問に爆速で答えることが可能になりました。

デメリット

基本的にとてもいいことばかりのクラウド会計ソフトですが、年間通して利用してみて気になった点を挙げてみます。

①　移行が面倒

これはクラウド会計ソフトに限った話ではありませんが、税率や固定資産台帳の移動がちょっと大変でした。私が移行を行った際は外部税理士に逐一やり方を聞いたりしながら行っていたので、そこに時間を食ったのは事実です。

サービスによっては移行をまるごとサポートしてくれるサービスもあるので、費用対効果を考えたら導入もありかもしれませんね！

②　バックアップを忘れがち

一度、クラウド会計ソフトを別のサービスに移行しようとしたことがあります。
その際に、

1. クラウド会計ソフト専用のサーバにアップロードしたレシートデータと取引の紐づけがすべて途切れてしまい電子保存の体がなくなってしまう
2. 大量にアップロードした電子保存ファイルを一括ダウンロードできない

仕様が判明し、結局移行は断念。。
クラウド会計ソフトにレシートデータをアップする際は、

1. あらかじめグーグルドライブなどにバックアップ用のフォルダを作っておき、
2. 各店舗からはそこにアップロードしてもらい、
3. 入力する際にダウンロードー＞会計ソフトに登録

という風にしておけば移行がスムーズで良いかもしれません。

結論　クラウド移行、やってよかった！

色々とデメリット含め書き進めてきましたが、今までの作業とは比べ物にならないほど楽です！

一人総務の作業効率を劇的に改善させ、ルーチン業務についやされてきた時間をその他の生産性の高い仕事に回すことが可能になり、経営面からみれば間接部門の人件費削減につながりました。
具体的に私が利用したクラウド会計ソフトは「〇〇会計」です。

参考になれば嬉しいです！